旅費規程の作成で賢く節税！そのメリットとは？

企業にとって、経費を適切に管理することは、健全な財務管理の一環であり、節税効果も期待できます。その中でも特に注目されるのが「旅費規程」の作成です。旅費規程をうまく活用することで、合法的に経費を控除でき、結果として節税に繋がります。

1. 旅費規程とは？

旅費規程とは、企業が従業員の出張にかかる交通費や宿泊費、日当などを定めた社内規程のことです。これを整備することで、出張費用の一貫した管理が可能となり、経費処理の透明性が向上します。

2. 旅費規程の節税メリット

旅費規程を作成する最大のメリットは、従業員への支払いが「給与」ではなく「経費」として扱われることです。給与として支払う場合、所得税や社会保険料がかかりますが、旅費規程に基づいて支払われた出張手当や交通費は、非課税扱いとなり、これらのコストを削減することができます。

3. 具体的な節税ポイント

旅費規程の中で特に注目すべきは「日当」です。日当は出張の際に発生する食事代や雑費をカバーするものですが、規程をしっかりと整備しておくことで、これを非課税で支給することができます。また、交通費や宿泊費も実費として経費計上できるため、給与に比べて税負担が軽減されます。

4. 旅費規程の適用範囲を広げる

多くの企業は国内出張に限らず、海外出張にも旅費規程を適用しています。特に海外出張は費用が高額になることが多いため、旅費規程を適用することで大きな節税効果が期待できます。旅費規程の範囲を広げ、対象を明確にすることで、無駄な税金を支払うことなく、効率的に経費を管理できます。

5. 旅費規程の導入で注意すべき点

ただし、旅費規程を利用した節税を行う際には、税務署が定めるガイドラインに従う必要があります。旅費規程の作成は専門家の助言を受けながら行うことが推奨されます。正しく運用されていれば、税務調査でも問題になることはありません。

以下、旅費規程のサンプル

第1章 総則

第1条（目的）
この規程は、従業員の出張に関する交通費、宿泊費、日当等の支給基準を定め、経費処理の透明性と効率性を確保することを目的とする。

第2条（適用範囲）
この規程は、全従業員に適用される。ただし、役員に関しては別途定める場合がある。

第2章 出張の定義と申請

第3条（出張の定義）
出張とは、業務の遂行のために通常の勤務地を離れ、一定の期間外部で業務を行うことをいう。

第4条（出張申請）
出張を行う場合は、事前に出張申請書を提出し、上司の承認を得るものとする。

第3章 交通費

第5条（交通費の支給基準）

1. 出張に際して利用する交通機関は、公共交通機関を原則とする。
2. 交通費は実費を支給する。ただし、出張先までの移動に要する最短かつ経済的な経路に基づくものとする。
3. 新幹線や飛行機等の利用については、社内規定によりグリーン車またはビジネスクラスの利用が認められる場合がある。

第4章 宿泊費

第6条（宿泊費の支給基準）

1. 宿泊を伴う出張の場合、宿泊費は次の基準に基づき支給する。
   • 国内出張：一泊につき〇〇円を上限とする。
   • 海外出張：一泊につき宿泊地のホテルクラスに応じた〇〇円を上限とする。
2. 実際の宿泊費が上限を超えた場合、超過分は原則自己負担とするが、特別な事情がある場合は事前承認により支給することができる。

第5章 日当

第7条（日当の支給基準）

1. 日当は、出張中の食費およびその他の雑費として支給する。
   • 国内出張：一日につき〇〇円
   • 海外出張：一日につき〇〇円
2. 日当は課税対象外とする。

第6章 精算および報告

第8条（経費の精算）

1. 出張終了後〇〇日以内に、出張報告書および経費精算書を提出し、交通費および宿泊費の領収書を添付するものとする。
2. 精算金額は、月末締め翌月〇〇日に支給される。

第7章 その他

第9条（特別規定）

1. 役員または特定の職務に就く者に関しては、別途支給基準を定める場合がある。
2. この規程に定めのない事項については、その都度会社の判断により処理する。

第10条（規程の改訂）
この規程は、社会情勢の変化等により必要と認められた場合、改訂することができる。

例としての以下の内容も予め社内で共有をおすすめします。

• 交通費の支給基準：最短・最安ルートの原則を定めることで無駄な経費を防ぐ。
• 宿泊費：上限を設定し、過剰な支出を防止。
• 日当：非課税範囲で設定し、従業員の負担を軽減。
• 精算手続き：明確な期限を設定することで、経理処理の効率化を図る。

旅費規程は会社側が従業員側もメリットが多い制度の為、かならず導入する事をお勧めします。

※詳しくは顧問税理士に旅費規程についてお尋ねください。